Kā prioritizēt savus uzdevumus

Tātad jums ir visas šīs lietas, kas jādara katru dienu, un jūsu uzdevumu saraksts ir pilns - kā jūs zināt, ko darīt pirmajā, otrajā un trešajā ">

Diezgan visiem šķiet, ka viņiem ir pārāk daudz darāmu un pārāk maz laika to darīt. Bieži vien šī satriektā sajūta rodas no nespējas noteikt visus šos šķietami steidzamos uzdevumus. Ja jūtat, ka uzdevumu saraksts ar katru minūti palielinās, un jūs pat nezināt, kur sākt, lūk, kā noteikt, novērtēt un noteikt prioritātes jūsu uzdevumiem.

1. Izveidojiet sarakstu

Pirms mēģināt sakārtot savas saistības svarīguma secībā, veltiet laiku, lai sastādītu visaptverošu sarakstu ar visu, kas jums nepieciešams vai ko vēlaties paveikt. Sadaliet sarakstu sadaļās dažāda veida uzdevumiem. Šīs kategorijas varētu ietvert:

Dienas vai nedēļas uzdevumi

Tie ir ikdienišķi uzdevumi, kas var būt personiski (ēdienreizes plānošana un pārtikas preču iepirkšanās) vai ar darbu saistīti (iknedēļas komandas tikšanās.) Ja jūs jau sekojat ikdienas rutīnai, jūs iepazīsities ar šiem uzdevumiem; ja jums tas nav, šis ir piemērots laiks, lai to izveidotu. Tas, ko jūs iekļaujat, var atšķirties - daži cilvēki neredzēs, ka būs jāatgādina par sevi, lai pārbaudītu e-pastu vai iegādātos pārtikas preces, bet citi novērtēs strukturētus atgādinājumus par noteiktu darbību veikšanu noteiktā laikā vai noteiktās dienās.

Uzdevumi ar termiņiem

Acīmredzot tie ir jāizdara līdz noteiktam datumam un ir iepriekš jāsagatavo. Kā piemēru var minēt skolas darbu, kura izpildes termiņš ir trīs nedēļas, vai ballīti, kuru plānojat pēc sešiem mēnešiem. Šāda veida uzdevumus, ko bieži sauc par projektiem, vēlāk var sadalīt mazākās daļās - piemēram, “rakstāmpapīrs” var tikt sadalīts atbilstošu grāmatu lasīšanā, piezīmju sakārtošanā, kontūras rakstīšanā, pirmā uzmetuma rakstīšanā utt. ieslēgts

Atkārtoti uzdevumi

Tie nenotiek katru dienu vai nedēļu, taču tie nav arī vienreizēji projekti. Atkārtoti uzdevumi var ietvert zobārsta tikšanos vai ceturkšņa nodokļu nomaksu.

Pašmotivēti, nepieciešami uzdevumi

Tie ir uzdevumi vai projekti, kas, kā jūs zināt, jums ir jādara, bet neviens jūs nepadarīs. Viņiem reti, ja vispār, ir iebūvēts laika ierobežojums. Padomājiet par sava mazā biznesa vietnes uzlabošanu vai jauna primārās aprūpes sniedzēja atrašanu.

Pašmotivēti, nav nepieciešami uzdevumi

Šīs ir patīkamākās aktivitātes, kuras tomēr mēdz apstāties, jo citi, acīmredzami nepieciešamākie uzdevumi tos izspiež. Domājiet par lasīšanu prieka pēc vai strādājot pie vaļaspriekiem.

Kādu dienu uzdevumi

Šie uzdevumi atrodas jūsu uzdevumu saraksta apakšā vai prāta aizmugurē, taču parasti tie nav jāveic drīz vai nekad. Piemērs: nokrāsojiet radiatorus.

2. Organizējiet savu sarakstu

Kad esat uzskaitījis visu, varat izdomāt, kā rīkoties vispirms, un sakārtot savu grafiku. (Tas, kā jūs fiziski to darāt - uz papīra lapas, plānotāja, lietotnes, tiešsaistes kalendāra vai citādi - ir mazāk svarīgs nekā tas, ka izvēlaties metodi, kas jums piemērota un ko izmantosit.) Šeit ir daži kritēriji domāt par:

Steidzami vai svarīgi

Visus uzdevumus var iedalīt vienā no četrām kategorijām. Vispirms, cik drīz vien iespējams, jāveic steidzami un svarīgi uzdevumi; steidzamus, bet ne svarīgus uzdevumus var deleģēt, ja iespējams, bet, ja nē, tad jūsu grafikā jāiekļauj pietiekami daudz elastības un papildu laika, lai tos pielāgotu, kad tie parādās; svarīgi, bet ne steidzami uzdevumi jāplāno savlaicīgi, lai tie nekļūtu par steidzamiem; uzdevumus, kas nav ne svarīgi, ne steidzami, iespējams, var novērst, lai gan, ja tie jums patiks, tie ir jāiekļauj jūsu grafikā, lai tos nepārblīvētu prasīgākas saistības.

Novērtēt vērtību

Jūs varat spriest par uzdevuma vērtību vairākos veidos. Varētu būt, vai tiek ietekmēti citi cilvēki un cik svarīgi šie cilvēki ir jums (jūsu priekšnieka apstiprinājums un no jums atkarīgo bērnu labklājība ir daudz svarīgāka nekā, teiksim, svešinieku grupas viedokļi, kuriem jūs piekritāt) pievienoties sanāksmē.) Jūs varētu arī piešķirt lielu vērtību uzdevumiem, kuri, jūsuprāt, ilgtermiņā atmaksājas vai kurus jūs vienkārši uzskatāt par izdevīgiem.

Viena atsauce, ar kuru jūs, iespējams, sastapsities, lasot par uzdevumu prioritāšu noteikšanu, ir 80-20 noteikums vai Pareto princips, kurā teikts, ka 80% seku rada 20% cēloņu. Tas var jums nepatikt, bet tas ir labs atgādinājums, lai noteiktu, kam jūs faktiski tērējat laiku un kuri no jūsu centieniem atmaksājas.

Laiks un elastība

Funkcionējošs grafiks ļauj veikt izmaiņas un atzīst laika ierobežojumus. Esiet reāli, nosakot prioritātes un plānojot savas dienas. Ja rodas šaubas, pārvērtējiet laiku, kāds būs dots uzdevums.

Ja vienlaikus jāveic divi uzdevumi, izvēle, ar kuru sākt, ir atkarīga no tā, kā jūs vislabāk strādājat. Daži cilvēki dod priekšroku vienkāršāka uzdevuma veikšanai, lai koncentrētos uz sarežģītāku; citi jutīsies pārliecināti, ja vispirms uzsāks grūtāku uzdevumu un pirms pāriešanas to visu vai daļu veiks. Atcerieties, ka jums nav jāuzņemas viens uzdevums vai projekts no sākuma līdz beigām, pirms pārejat pie nākamā - ja vien, protams, jūs nezināt, ka strādājat tādā veidā, kas paaugstina jūsu produktivitāti.

Ierobežojiet ikdienas uzdevumus, kas jāveic ne vairāk kā līdz trim. Diena var ietvert arī mazākus uzdevumus, kas ir ierastāki vai mazāk nozīmīgi vai steidzami, taču lielu uzdevumu veikšana, iespējams, radīs stresu un vilšanos.

Atcerieties, ka prioritātes var mainīties - ja jūsu priekšniekam ir nepieciešams, lai jūs kaut ko darītu tagad, jūsu pirmā prioritāte, iespējams, tiks nomākta līdz otrajai. Tas ir vēl jo vairāk tāpēc, lai ieplānotu vairāk laika savā grafikā, lai nodrošinātu elastību.

3. Partijas uzdevumi

Uzdevumu grupēšana ir viens no visefektīvākajiem un efektīvākajiem veidiem, kā paveikt šos nagging un visu laiku veiktos uzdevumus. Sērijveida pakete nozīmē, ka pirms pārejat uz kaut ko citu, jūs strādājat ar viena un tā paša veida uzdevumiem. Pirmais solis ir identificēt atkal un atkal veicamos uzdevumus un pēc tam iestatīt vienkāršu darbplūsmu, kas tiem jāveic. Pēc tam jūs vienlaikus risināt šos uzdevumus, izmantojot šo darbplūsmu.

Batching ir jāpabeidz līdzīgi uzdevumi, kuriem nepieciešami līdzīgi resursi “partijās”, lai uzlabotu efektivitāti un produktivitāti. Šeit ir daži piemēri:

  • Apmaksājiet visus rēķinus vienlaicīgi
  • Vienu reizi nedēļā atveriet visu savu pastu un rīkojieties, nevis ļaujiet tai sakrauties katru dienu un nekad nenokļūstiet pie tā

Batching ļauj jums nokļūt gropē, veicot atkal un atkal vienu un to pašu uzdevumu, tāpēc jums nav jātērē laiks, lai izdomātu instrukcijas vai to, kas jums jādara tālāk.

4. Novērst uzdevumus

Kad visi uzdevumi ir uzskaitīti un sakārtoti no vissvarīgākajiem līdz vismazākajam, kļūs skaidrs, kuri uzdevumi ir saraksta apakšā. Tos dažreiz var deleģēt kādam citam, bet, ja tas nav iespējams, jums jāizlemj, vai ieplānot viņiem laiku, vai arī tos novērst.

Iespējams, ka sarakstā ir uzdevumi, kas jums nav jādara vai pat nav jādara, bet jūs jutāties spiesti kādu laiku pievienot (doties uz sporta zāli, apmeklēt grāmatu klubu.) Tos var pilnībā novērst.

Visbeidzot, iespējams, vienkārši ir pārāk daudz darāmā - ja nevarat visu paveikt, novērtējiet savu darba slodzi, lai noteiktu, vai jums vienkārši ir nepieciešama vēl kāda papildu prakse prioritāšu noteikšanā vai arī jums ir jāsaka kādam, ka jūs vairs nevarat turpināt darīt noteikts uzdevums.